La Gestion Électronique de Documents (GED) est devenue un outil incontournable pour les entreprises cherchant à optimiser la gestion de leurs documents. La mise en place d'un projet de GED nécessite une planification rigoureuse et une méthodologie bien définie. Cet article détaille les étapes clés pour réussir la mise en place d'un projet de GED, en s'appuyant sur des conseils pratiques et des bonnes pratiques.
La GED est un système informatisé permettant de gérer de manière numérique l'ensemble des documents d'une entreprise. Elle centralise la base documentaire et les flux d'échanges autour des documents, facilitant ainsi la gestion des factures, des contrats, des rapports de projet, des notes de frais, des dossiers RH, des courriers, etc.
Les avantages de la GED sont nombreux :
La mise en place d'une GED peut rencontrer plusieurs défis :
La première étape consiste à définir clairement les objectifs et les attentes de l'entreprise vis-à-vis de la GED. Il est essentiel de réfléchir en amont à tous les paramètres pour bénéficier de la meilleure solution. Les objectifs doivent être précis et mesurables, et doivent répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise .
Avant de mettre en place une GED, il est crucial d'évaluer les processus actuels de gestion documentaire. Cette évaluation permet de comprendre les faiblesses des processus existants et les points à améliorer. Elle permet également d'identifier les utilisateurs clés qui devront être impliqués dans le projet .
Le cahier des charges est un document clé qui détermine les spécificités de l'entreprise et oriente le choix du prestataire. Il doit inclure tous les éléments identifiés dans les étapes précédentes, ainsi que les exigences et les spécifications du projet. Un cahier des charges bien rédigé facilite la sélection du logiciel de GED adapté aux besoins de l'entreprise.
Le choix de la solution de GED est une étape cruciale. Il est important de sélectionner un logiciel qui répond aux besoins spécifiques de l'entreprise. Les critères de sélection peuvent inclure la facilité d'utilisation, la compatibilité avec les systèmes existants, les fonctionnalités offertes, et le coût.
Avant de déployer la solution à l'ensemble de l'entreprise, il est recommandé de la tester sur une partie des activités ou pour certains types de documents. Cette phase de test permet de valider les fonctionnalités du logiciel et d'apporter les ajustements nécessaires.
Le déploiement de la solution GED doit être planifié et exécuté de manière méthodique. Il est important d'impliquer les parties prenantes à chaque étape du déploiement et de communiquer régulièrement sur l'avancement du projet. Le déploiement peut être progressif, en commençant par les services les plus impliqués dans la gestion documentaire.
La formation des collaborateurs est essentielle pour assurer l'adoption réussie de la GED. Il est important de sensibiliser les utilisateurs aux avantages de la GED et de leur fournir une formation adéquate pour qu'ils puissent utiliser le logiciel de manière efficace. La formation peut inclure des sessions en présentiel, des tutoriels en ligne, et des supports de formation.
La mise en place d'une GED entraîne des changements majeurs dans l'organisation du travail. Il est donc important de préparer la conduite du changement en expliquant les objectifs du projet et en valorisant les gains de la dématérialisation pour les collaborateurs. L'accompagnement au changement doit être continu et adapté aux besoins des utilisateurs.
Il existe de nombreux logiciels de GED sur le marché, chacun offrant des fonctionnalités spécifiques. Les critères de choix doivent inclure la facilité d'utilisation, la compatibilité avec les systèmes existants, les fonctionnalités offertes, et le coût. Il est également important de vérifier les avis des utilisateurs et les références des prestataires.
Faire appel à des prestataires externes peut être une solution pour optimiser l'implémentation de la GED. Les prestataires peuvent apporter leur expertise et leur expérience pour superviser le projet et assurer son succès. Ils peuvent également fournir des services de formation et d'accompagnement au changement.
Pour mesurer le succès du projet de GED, il est important de définir des indicateurs de performance (KPIs). Les KPIs peuvent inclure :
Le suivi continu des KPIs permet d'ajuster la stratégie en cas de besoin et d'assurer l'amélioration continue du système de GED. Il est important de garder un œil sur les KPIs et de communiquer régulièrement sur les progrès réalisés.
La mise en place d'un projet de GED est un projet d'envergure qui nécessite une planification rigoureuse et une méthodologie bien définie. En suivant les étapes clés et en utilisant les outils adaptés, les entreprises peuvent réussir leur projet de GED et bénéficier de nombreux avantages en termes d'efficacité, de productivité, et de visibilité. L'accompagnement au changement et la formation des collaborateurs sont des éléments essentiels pour assurer l'adoption réussie de la GED et garantir le succès du projet.
